平凡亦荣耀 淡雅也芬芳
兴化市人民检察院 沈东玲
我是泰州市兴化检察院的技术科科长兼管办公室档案、保密工作。自1982年调入检察院工作以来，先后担过任档案员、检察员、统计员、机要员、办公室副主任、办公室副主任兼技术科副科长、技术科科长，有过从办公室工作——刑检部门办案——综合部门保障的经历，曾获泰州市检察机关首届“十佳检察官”、 泰州市“我最喜爱的共产党员”、兴化市“十佳政法干警”、兴化市劳动模范等称号。对我来说,无论岗位怎么变化，我与档案的情缘一直没变。
刚到办公室工作，我就与检察档案结下了不解之缘。当时的兴化市院并没有档案室，一间不到
1997年，领导决定将我从刑检岗位调回办公室干起了档案员这个老行当。从别人眼中的“热”点岗位到“冷”僻的岗位，我没有过多地考虑个人的得失，一头扎进了工作中。
2000年我院档案室在立足创建泰州市一级档案室的同时，又申报了省一级档案室。没有现成的经验借鉴，在档案部门的指导下，边学习、边摸索、边探究。为了赶时间，我经常不回家吃饭，在办公室泡碗方便面充饥，晚上独自加班到很晚，好几次被值班室的门卫反锁在办公大楼里。还有一次被晚上路过的检察长误以为干警忘了关灯，而当场“抓获”。
当年12月我院在通过晋升泰州市一级档案室评定后，再一次成功晋级为省一级档案室，成为泰州市检察机关档案工作的“领头羊”。
2011年院党组提出了创建江苏省五星级标准综合档案室的目标。为此，我虚心向已先行迈进省五星级档案管理行列的兄弟市院同仁学习，又一次向新的目标冲刺，在院领导和全院干警的通力协作下，档案信息化、数字化，建设院史陈列室、检察文化中心、为民服务中心等一系列任务顺利完成。我院档案工作以布局合理、配套成型、门类齐全、服务到位等优点，以118.5分的高分通过省档案局的评审验收，成为兴化市机关档案工作的“排头兵”。
就这样，我从文书档案起步，从基础的档案装订干起，从档案工作的“外行”到“行家里手”，在档案员这个岗位上干了二十多年，付出了许多常人难以理解的辛劳，一排排整齐的档案柜、一本本装订规范的卷宗，一份份清晰可见的电子文档，一个个查阅档案人满意而归，都是我向大家交出的答卷。
众所周知，档案管理工作是一项严谨的工作，也是一项重要的管理工作和服务工作，它不仅要求管理人员具备较高的政治思想和过硬的业务素质，也要求管理人员具有熟练的业务技能和较强的服务意识。随着“ 科技强检”战略的落实, 检察工作信息化进程的推进，检察档案工作的信息化, 也亟待我们去思考、去研究、去实践。近年来, 我院围绕检察中心工作,以信息化促规范化，在实现检察档案工作信息化管理方面, 进行了有益地探索和应用, 取得了较好的成效。下面将我院这方面的做法与大家分享。
一、以制度管理为抓手，加强档案工作规范化建设。
强化制度建设，把档案工作相关制度落实作为提高档案工作规范化水平的重要条件，建立健全档案管理制度，制定了文件材料整理归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等制度，确保各门类档案归档、利用有章可循。积极召开档案工作会议，要求各部门负责人和兼职档案员严格执行有关制度规定，推动相关制度规定有效落实。
强化日常管理。档案员在带头执行有关规范的同时，加强与各部门的沟通联系，主动到科室进行档案业务指导，强化干警的“四个意识”。一是时间意识。做到案卷材料结案即装订，归档材料及时移交归档。二是齐全意识。重视档案材料的完整规范，做到档案资料保存完整，有价值该归档的都予以归档。三是质量意识。重数量，也重质量，严格按照归档工作标准，减少归档卷宗中页码重叠、顺序颠倒等问题的存在。四是保密意识。凡摘录或复制带有密级的档案，严格执行审批手续，报分管领导批准。
规范档案管理。注重材料收集，确保完整齐全。加强各类档案，特别是音像、设备档案的收集工作，确保档案材料齐全完整，提高档案工作质量。一是做好前端控制。档案人员在每年年初归档工作开始前，通过案件管理系统将应归档案件进行统计，整理台帐，摸清底数，做到心中有数。对阶段性较强的如基建档案，“提前介入”，督促有关人员注意收集，把好源头关。二是审核把关。档案人员在接收档案时进行逐卷逐件检查，看各类档案是否齐全，归档文件是否完整，严格把好入库关。三是查漏补缺。对应该归档而没有归档的材料或已经归档但不齐全完整的材料查漏补缺，及时进行催归或补归，对不符合归档要求的材料拒绝接收，并予以指导纠正。
二、以教育培训为抓手，增强检察干警的档案意识。
为推动检察档案管理的信息化建设, 促进档案工作人员业务知识的更新, 强化检察干警的档案意识, 我院以教育培训为抓手,开展三方面工作:
第一，开展档案管理人员教育培训。积极组织专职档案管理人员参加计算机技术、网络技术等现代信息技术的培训, 更新知识体系, 使档案人员能较快地掌握档案信息化的基础知识和基本技能。同时, 结合本院的工作实际,组织兼职档案管理人员进行档案知识培训, 有效地提高了档案工作人员理论素养、知识水平和业务能力, 为实现检察档案的信息化管理, 奠定了基础。
第二，开展档案知识普及教育。在院局域网上, 专门开辟档案工作专栏, 将档案知识、档案法规、工作要求、规档范围及保管期限等在网上宣传、学习, 进一步提高了工作效率, 增加全院人员对档案、归档的自觉性和责任心。
第三，开展对新进单位人员的档案知识培训。我院将对新进人员进行归档知识和技能的培训列入院“ 新进人员培训办法” 中, 并将这项培训制度化, 成为新进人员的必修课, 使新进人员进入检察机关伊始就形成良好的档案意识, 较快地掌握基本的档案操作技能。
三、以软硬件投入为抓手，推进档案信息化建设。
我院重视档案基础设施建设，不仅配置了电脑、密集架、资料柜、防磁柜、空调、抽湿机、复印机等常规设施，还配备了档案专用服务器、高速扫描仪、数码相机、光盘刻录机、交换机、等档案信息化设备。为提高档案数据传输速率，专门从机房铺设光纤到档案室，确保能最大化发挥档案信息化设施的功能。
充分利用信息技术，以文件、档案的一体化管理为目标，对建院以来的文书档案和重建后的诉讼档案,均数字化加工为电子文档。通过计算机和多媒体对信息资源进行形、声、文、图的加工处理，实现对视频、音频、图像、文字等数据信息的数字化存储、自动化管理和快速检索利用；我院通过授权网上借阅、利用等形式，实现档案信息资源的共享和互通，充分利用数字化档案信息资源，减少纸质卷宗的使用频率，有效缓解档案人为损害和自然老化等问题；进一步丰富数字档案资源，建立档案全文数据库，加强对电子档案的利用。指定专门人员负责电子档案数据的维护与管理，并依托先进信息技术，实现电子档案核心数据库物理隔离，有效保障系统安全运行及电子档案数据实时备份。定期开展对数字化档案及其软、硬件环境的检测与备份，建立电子档案台账，对涉密电子档案采用专用保密存储介质，保证电子档案安全。
我院档案数据库现有文书档案库、诉讼档案库、会计档案库、基建档案库、检察技术档案库、实物档案库、设备档案库、照片档案库、光盘档案库、照片档案库等10门类，录入机读目录37万条，扫描150余万页。
四、以服务利用为抓手，强化档案利用的综合效果。
我院现有档案库房
充分利用现有档案资源，为检察业务工作和办案一线服务。大力开发档案信息资源，有效开展档案利用服务，积极宣传检察机关的法律职能，展示检察机关的良好形象，为开展“检务公开”、打造“阳光检察”提供了有力支撑。通过深入了解检察干警的利用需求，积极编制各项检索工具。编写了《预防未成年人犯罪问题探究》、《再犯罪现象的探索与思考》、《医疗领域职务犯罪汇编》、《大要案件查处情况汇编》等各类编研材料，为检察工作发展提供了高效便捷的服务，提高了检察档案工作的影响力。去年我院开通了兴农检察直通车，开展送法进农村法律宣传服务活动，利用办理的案件照片、视频等档案资料进行了宣传，生动形象地反映了我院发挥检察职能，服务“三农”、为美丽兴化保驾护航的工作情况和检察干警的精神风貌。
拓宽服务范围。在符合保密要求的前提下，扩大开发利用档案的领域和范围，尝试通过网络或一些可行的渠道，适当公布档案资料，把“死”档案变为“活”档案，切实使档案资源得到充分开发和利用。服务范围由严格限制向面向社会转换，一方面，减少对利用者身份的限制，由过去主要面向法院、公安机关、检察机关及案件的当事人，逐步面向全社会；另一方面，扩展利用内容范围，在符合《档案法》的规定，并且不违反监督工作的要求和保护当事人合法权益的前提下，掌握好档案的公开范围，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长对检察院各类档案的信息需求。
